5 Tipps zum Umgang mit der E-Mail-Flut

Der Vorteil von E-Mails, die Unmittelbarkeit und Schnelligkeit, entwickelt sich immer wieder auch zum Problem. Ununterbrochen kommen neue Nachrichten an, der Posteingang füllt sich und macht sich womöglich auch noch durch einen Signalton bemerkbar. Jede E-Mail stört den Arbeitsrhythmus. Um im Flow zu bleiben sollten Sie zunächst Regel Nr. 1 befolgt werden: Signalton abstellen. Der nächste Schritt lautet: richten Sie sich feste E-Mail-Zeiten ein und bearbeiten Sie die Korrespondenz gebündelt. Somit entstehen zwischendurch immer wieder Zeitfenster für andere Aufgaben.

Bei der Bearbeitung des Posteingangs spielt Organisation die wichtigste Rolle. Zunächst sollten Sie die Nachrichten überfliegen und vorselektieren. Wenn Sie Spam sofort löschen sieht das Posteingangsfach vermutlich schon etwas aufgeräumter aus. Danach bearbeiten Sie den Rest mit Hilfe von Ordnern. Dies haben Sie so angelegt, dass Sie gut damit arbeiten können. Sie können diese nach Vorgängen oder Priorität benennen. Newsletter und ähnliches können Sie direkt in Unterordner weiterleiten, so erscheinen sie gar nicht erst im allgemeinen Posteingang. Wenn sich aus Emails Aufgaben ergeben die Sie nicht sofort erledigen können, dann schieben Sie diese in einen Ordner „Antwort offen“ oder „zu erledigen“. So können Sie den Arbeitstag mit einem leeren Postfach beenden.

Nutzen Sie das E-Mail-Programm nicht als Ablage für Dateien, Bilder und Dokumente aller Art. Legen Sie Anhänge, wenn überhaupt nötig, immer außerhalb des E-Mail-Programms Sofern die Email keine wichtigen Informationen enthält können Sie diese direkt löschen.

Immer wieder werden Sie E-Mails erhalten bei welchen Sie in CC gesetzt sind. Meist haben Sie nur bedingt, manchmal auch nichts, mit der Thematik zu tun. Haben Sie das Gefühl, dass Sie die Informationen nicht benötigen? Dann fragen Sie beim Absender nach und bitten ihn gegebenenfalls Sie nicht mehr in Kopie zu setzen. Hinterfragen Sie außerdem Ihren eigenen Umgang mit der Kopie-Funktion und überlegen Sie z.B. ob Sie diese Nachricht auch per Post an die jeweilige Person versenden würden.

Als Assistentinnen und Assistenten wissen Sie genau was zum guten Ton gehört: Wenn der Absender ein bestimmtes Medium wählt, dann sollte man auch auf demselben Weg antworten. Seien Sie sich aber bewusst, dass die Umstellung auf ein anderes Medium eventuell effizienter sein kann. Manchmal artet das Beantworten von E-Mails in ein PingPong-Spiel aus. Mit einem kurzen Telefonat können Sie alle Sachverhalte und Fragen zügig und vor allem sympathisch klären.