Mai 2020

Überlick über Online-Tools für die Assistenz – Teil 2

Sicher haben Sie schon von Online-Tools für das tägliche Büromanagement gehört und einige ausprobiert. In den folgenden „Tipps des Monats“ geben wir Ihnen einen Überblick über die derzeit nützlichsten Tools und deren Funktionen.

Wir teilen ein in Tools für die
  • Termin- und Aufgabenorganisation,
  • Projektorganisation und
  • Kommunikation.

Im Mai stellen wir einige Tools für die Projektorganisation vor:

Projektorganisation
  • Trello:
    • bringt Teams zusammen und hilft, bei großen Projekten mit zahlreichen Teilaufgaben den Überblick zu behalten
    • digitale Tafel (Boards) für Notizzettel sammelt Aufgaben und Fortschritte und präsentiert diese in übersichtlichen Listen
    • in sogenannten Boards (auch gemeinsam nutzbar mit anderen Mitgliedern) Aufgaben in Listen verwalten
    • Aufgaben können beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr versehen werden
    • Gemeinsames Brainstorming möglich
    • Aufgaben selbst lassen eine umfangreiche Protokollierung zu
    • Nutzung im Webbrowser
    • basiert auf dem Freemium-Prinzip: Alle Grundfunktionen der Anwendung können kostenlos genutzt werden, z. B. ein Board erstellen und mit anderen Mitgliedern bearbeiten
  • Slack:
    • webbasierter Instant-Messaging-Dienst zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen
    • beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren
    • Nachrichten austauschen und mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe chatten und per Video telefonieren
    • Dateien hochladen und diese kommentieren
    • gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist nur möglich, wenn man bei weiteren externen Diensten wie Dropbox, Google Drive oder GitHub ein Konto und eine aktivierte Anmeldung hat
    • direkt innerhalb von Slack ist eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung (nativ) nicht möglich
    • Webanwendung und Clients für die Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, Android und iOS
    • Verknüpfung mit Dropbox, Trello oder auch Twitter und weiteren möglich
    • Kostenfreie Basic-Version verfügbar

  • Mindmeister:
    • Online-Mindmapping-Tool, mit dem Ideen visualisiert, ausgearbeitet und mit anderen geteilt werden können
    • Gemeinsam brainstormen in Echtzeit
    • Map-Designs erstellen oder Vorlagen auswählen
    • Dokumente, Grafiken oder URLs in Maps anhängen
    • Aus einer MindMap Präsentation erstellen
    • mit Meistertask, einem Projektmanagementool, verknüpfbar
    • Kostenfreie Basic-Version beinhaltet Aufgabenplanung für bis zu 3 Projekte, unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern, individuell anpassbare Projekt-Dashboards, eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten, Dateianhänge mit bis zu 20 MB pro Datei, Mobile Apps, E-Mail-Support

  • Asana:
    • webbasiertes, kollaboratives Projektmanagement Tool zur Verwaltung von projektbezogenen Aufgaben mit verschiedener ToDo-Listen und
    • Funktionen: Projektverantwortung festlegen, Fälligkeitsdatum, Projektbeschreibung und -status usw.
    • weniger Zeit für arbeitsrelevante Koordinierungs-Tätigkeiten (wie Team-eMails lesen, Status-Meetings abhalten, etc.) und mehr Zeit mit der Erreichung der eigentlichen Ziele
    • internetbasiertes Teamwork- und Projektmanagement-System
    • für kleinere Teams bis 15 Personen kostenlos ist
    • Plattformübergreifend und mit Apps (für Android und iOS)


Wir sind bemüht, alle Informationen auf Richtigkeit und Aktualität zu überprüfen. Da es als Forum für die Assistenz gedacht ist, übernehmen wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Tools keine Verantwortung. Es kann zu Änderungen der Tools durch den Software-Hersteller kommen. Daher übernehmen wir für die Angaben keine Gewähr. Wir bieten nur die Internetplattform für die Kommunikation zwischen Assistenzen.

Und nun Sie:
  • Welche dieser Online-Tools kennen Sie bereits und wenden Sie an?
  • Welche sind für Sie neu und wollen Sie ausprobieren?
  • Welche weiteren Online-Tools kennen Sie?