März 2020

Überlick über Online-Tools für die Assistenz – Teil 1

Sicher haben Sie schon von Online-Tools für das tägliche Büromanagement gehört und einige ausprobiert. In den folgenden „Tipps des Monats“ geben wir Ihnen einen Überblick über die derzeit nützlichsten Tools und deren Funktionen.

Wir teilen ein in Tools für die
  • Termin- und Aufgabenorganisation,
  • Projektorganisation und
  • Kommunikation.

Im März stellen wir einige Tools für die Termin- und Aufgabenorganisation vor:

  • Essential PIM Free:
    • kostenloser persönlicher Informationsmanager
    • für alle Desktops und USB-Speichermedien
    • für Windows: im Terminplaner bzw. Kalender eine übersichtliche Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht
    • über Gratis-App synchronisieren von Adressen und Termine direkt von iOS- oder Android-Smartphones und Tablets
    • Termine, Aufgaben, Notizen, Kontakte, Passwörter und E-Mail-Nachrichten koordinieren
    • To-Do-Listen erstellen, an Geburtstage erinnern lassen, Passwörter sichern und beliebig viele POP3- und IMAP-Konten von Mailaccounts einrichten

  • PTB Sync:
    • Kostenloser Desktop-Manager für Windows
    • Fragt Atomzeitserver nach der genauen Uhrzeit und stellt PC-Uhr ein
    • Termine in Kalender eintragen und mit Erinnerungssignal versehen
    • Kalender, die Uhrzeiten internationaler Städte, Wetter-Informationen sowie Computerdaten auf Desktophintergrund anzeigen
    • Desktop-Notizen, die man frei auf dem Desktop platzieren kann

  • Kalenderchen:
    • Kostenloser Terminkalender für PC, Smartphones und Android-Tablets
    • Automatische Erstellung des Kalenders als Teil des Desktop-Hintergrundes
    • Flexible Terminarten: normale Termine (mit Kategorien), jährliche Termine (mit Altersberechnung), Serientermine, Aufgaben (in Listen organisiert)
    • Bequeme Tagesnotizen
    • Gesetzliche Feiertage für verschiedene Länder und andere nützliche Termine einblendbar: Mondphasen, Zeitumstellung, Frühlingsanfang…
    • Automatische Sychronisierung über das Internet mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

  • Desk-Timer:
    • kostenpflichtig, für Windows
    • Unterstützt verschiedene Terminarten: von einmaligen Terminen über diverse Wiederholungsarten und individuellen Intervallen
    • Darstellung der Termine / Aufgaben als Hintergrundbild
    • Nicht nur Termine, sondern auch Notizen oder Aufgaben können dargestellt werden

  • TripCase:
    • Mobile Internetseite und App zur Verwaltung von Reisedaten, wie z.B. Flugzeiten, Hoteladressen, Kundentreffen, Flughafen-Transport, Reisepläne, E-Ticket-Rechnungen, Landkarten, Wettervorhersagen usw.
    • Information über Flugzeiten, auch über Änderungen und reservierte Sitzplätze
    • Möglichkeit, Reisen zu teilen

  • Wunderlist:
    • Für alle Android-, iOS-Geräte, Windows und im Web kostenfrei verfügbar
    • Aufgabenlisten teilen, ordnen, kommentieren, Fälligkeiten datieren und drucken
    • Einfach festzulegende Erinnerungen
    • Mit Kommentaren in jeder Aufgabenliste Unterhaltungen mit Freunden und Kollegen in Echtzeit führen

  • Evernote:
    • Auf iPhone, iPod-Touch oder iPad, Android-Geräte bzw. Windows Mobile-Geräte anwendbar
    • Kostenfreie Basis-Version und eine Evernote Premium Version
    • Onlinedienst und zugehörige Software, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten, Fotos, Ideen und Erinnerungen unterstützt
    • Planen, dokumentieren und verwalten von Projekten von jedem Gerät aus

  • Todoist:
    • Kostenfreie App für Android- und iOS-Geräte
    • Priorisieren einzelner Tasks und mit einem Blick über Fortschritt, Status und geschätzte Dauer informieren lassen
    • Kommentar-Funktion hilft Dritten, sich in der ToDoList zurechtzufinden
    • Bei großen Projekten mit vielen Teilaufgaben einzelne Steps über die integrierte Suchfunktion wiederfinden

  • Efficient To-DoList free:
    • Kostenfrei, für Windows
    • Erfassen und verwalten von anstehenden Aufgaben mit Erinnerungsfunktion
    • Für jeden Eintrag ein Start- und Fälligkeitsdatum sowie den Status und prozentualen Fortschritt hinterlegen
    • Priorität vergeben, einen Kommentar hinterlassen und Dateien anhängen
    • Suchfunktion zum Filtern von Datenlisten
    • Alarmfunktion für Aufgaben

  • Zenkit:
    • Kostenfreie Web- und Mobile App mit Offline-Funktion
    • Wechseln zwischen fünf Datenansichten (Liste, Kanban, Tabelle, Kalender, Mind-Map, Wiki-Ansicht, Gantt-Diagramm, Hierachieansicht mit Teilaufgaben)
    • Synchronisieren zwischen verschiedenen Geräten und über iCalender mit Kalender-Apps
    • Globale Suchfunktion
    • Wiederkehrende Aufgaben anlegen
    • Teammitglieder zu einer Aufgabe hinzufügen

  • Offtime:
    • Kostenfreie Basis-App für Android-Geräte, Pro-Version kostenpflichtig; für ioS-Geräte kostenpflichtig
    • Blockiert andere Programme, Benachrichtigungen und Anrufe für eine bestimmte Zeit
    • Macht das Handy nicht komplett unbrauchbar
    • Viele Einstellungsmöglichkeiten und Auszeit nach Wünschen anpassbar
    • Mit eingerichtetem Account: gemeinsame Auszeit mit anderen Nutzern einrichten

  • Klebezettel.net:
    • Freeware erinnert an wichtige Jahrestage oder Geburtstage
    • Digitale Variante der kleinen gelben Klebezettel
    • Auf Wunsch werden Notizen auch mit AES verschlüsselt
    • Notizen nach einem Alarm auf Wunsch automatisch gelöscht

  • Remember the Milk:
    • Kostenfreie App für iOS- und Android-Geräte; kostenpflichtiger Premium Account mit Zusatzfunktionen
    • Verwaltung von Aufgaben und Terminen mittels digitaler To-do-Losten mit Fälligkeitstermin und Prioritätsstufen
    • Aufgaben mittels Tags verschlagworten und durch Notizen ergänzen
    • Erinnerungsnachrichten über E-Mail und SMS automatisch

Wir sind bemüht, alle Informationen auf Richtigkeit und Aktualität zu überprüfen. Da es als Forum für die Assistenz gedacht ist, übernehmen wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Tools keine Verantwortung. Es kann zu Änderungen der Tools durch den Software-Hersteller kommen. Daher übernehmen wir für die Angaben keine Gewähr. Wir bieten nur die Internetplattform für die Kommunikation zwischen Assistenzen.
Im April und Mai stellen wir Online-Tools für die Projektorganisation und Kommunikation vor.

Und nun Sie:
  • Welche dieser Online-Tools kennen Sie bereits und wenden Sie an?
  • Welche sind für Sie neu und wollen Sie ausprobieren?
  • Welche weiteren Online-Tools kennen Sie?